Auditoría y Compliance

La organización se financia en más de un 90% de fondos públicos que provienen de grandes donantes, y que tras la ejecución de los proyectos nos piden una auditoría externa o justificación del gasto. 

En este sentido, el departamento de Auditoría Externa y Compliance tiene por objetivo global la anticipación, detección y gestión del riesgo de la organización, orientado a su minimización, haciendo que se cumplan las normas de cada uno de los donantes en términos de gasto, y reportando posteriormente a donante y auditores. 

En este contexto, desde sede contamos con un equipo joven y dinámico dedicadas a dar apoyo a las hasta 19 misiones que tenemos repartidas por el mundo, divididas por 4 regiones: África, Latinoamérica, Oriente Próximo y Eurasia. 

Las funciones concretas del departamento pasan por: 

1. La gestión de las auditorías externas y el apoyo a misiones, ayudando en la planificación de estas, el análisis de las normativas de donantes, y la recopilación de los documentos justificativos de los gastos, como por ejemplo las facturas, contratos, recibos y comprobantes, fotografías, etc. Todo ello con diversas herramientas de gestión documental, como SharePoint (Microsoft 365) y Power Automate. 

2. La gestión del archivo digital de las misiones, coordinando la digitalización de contratos concluidos y la documentación soporte de las misiones para la respuesta a posteriores auditorías y requerimientos de donantes. (La transparencia y rendición de cuentas son objetivos claves de la organización).  

3. La realización de controles preventivos de gasto en misiones, como método para detectar debilidades, fraudes, problemas organizativos o potenciales riesgos de auditorías externas. 

4. El refuerzo de capacidades y la gestión del conocimiento en lo relativo a normativa de donantes, y el uso de herramientas digitales, mediante asesoramiento constante y formaciones. 

OBJETIVOS 

1. Integrarse en un equipo profesional para mejorar sus competencias. 
2. Conocer el funcionamiento global y procesos de trabajo de una organización Internacional, desde una óptica financiera y de sistemas (contabilidad, gestión documental, compras, etc.). 
3. Conocer el procedimiento de auditoría de gasto que realizan los donantes a las ONG’s en el desarrollo de sus misiones en el extranjero, y optimizar/automatizar nuestro proceso de respuesta y uso de herramientas a este respecto. 
4. Conocer la normativa general de grandes donantes públicos y privados (Agencia de Cooperación Española, Unión Europea, Gobierno de Alemania, USA, etc.). Mejorar la gestión del conocimiento de la organización.  
5. Conocer los sistemas de prevención de riesgos legales y financieros con que cuenta una ONG internacional. 

ACTIVIDADES  

El estudiante participará y podrá apoyar en las siguientes tareas: 

1. Apoyo en la implementación de nuevos procedimientos de trabajo y herramientas digitales, para diversas áreas: compras, contabilidad, gestión documental, gestión financiera, recursos humanos, etc. 
2. Gestión y apoyo a las auditorías externas de gasto en misiones, mediante la recopilación de documentación justificativa de gastos (nóminas, pruebas de pago, facturas, contratos, etc.) desde sede, para dar respuesta a auditores. Uso de flujos de trabajo de Power Automate. 
3. Apoyo en la realización de controles preventivos periódicos (mensuales) a las misiones, mediante la selección de muestras de gastos y la revisión de su documentación justificativa, para ver si se ajusta a la normativa del donante y se siguen los procedimientos establecidos por la organización. 
4. Seguimiento y apoyo en la revisión del archivo digital de las misiones, en aras de conseguir el 100% de la digitalización de la documentación soporte en terreno para la respuesta a donantes. 
5. Apoyo en la elaboración, traducción, circularización y actualización de contenido formativo, relativo a normativa de donantes o herramientas digitales, para su difusión en misiones 
6. Análisis y potencial mejora de procesos, sistemas y herramientas (software y hardware) de la organización, tanto internas como externas, en concreto, y entre otras:  
   1. Power Automate 
   2. Herramientas de contabilidad (Unit 4 – Agresso) 
   3. Herramientas de gestión de compras (LINK) 
   4. Herramientas de pagos y tesorería 
   5. Herramientas de almacenamiento documental (SharePoint) 
   6. Circuitos de firma digital (IvCert) 
   7. Herramientas de seguimiento de contratos (GESPRA)